Établir une quittance : ce qu’il faut savoir

Posté par l'équipe Moversia
créé le: 03/03/2011

Source: Le propriétaire immobilier Décembre 2010 - UNPI

En fonction des situations, plusieurs questions peuvent se poser lors de l’établissement des quittances et/ou reçus que le bailleur doit remettre à son locataire.

Conformément aux dispositions de l’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : « Le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer, le droit de bail et les charges. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. » Au-delà de ces dispositions, quelques points sont à préciser, que nous vous présentons ciaprès sous forme de questions/réponses concrètes.

Quelle est la différence entre ne quittance et un reçu ?

La quittance doit être remise au locataire, lorsque celui-ci s’est acquitté de la
totalité du loyer et des charges pour le ois concerné. Ainsi, il n’y a lieu de délivrer
quittance que lorsque le locataire est à jour de toutes ses obligations financières (Rép. min. 20 décembre 1982, JCP N° 1983). À l’inverse, lorsque le locataire n’acquitte qu’une partie du loyer ou des charges pour une période donnée, le bailleur ne doit pas lui remettre une quittance mais un simple reçu des sommes versées, sans distinguer le loyer des charges. Une fois que le locataire aura régularisé sa situation, une quittance pourra lui être délivrée en bonne et due forme pour la période considérée. Attention aussi à ne pas confondre un avis d’échéance, que l’on envoie au locataire pour lui réclamer le paiement du loyer, avec une quittance ou un reçu.

Que doit mentionner la quittance ?

Celle-ci doit clairement faire apparaître la période correspondant au paiement effectué. Par exemple : « un mois de loyer commençant le 1er janvier 2010 et finissant le 31 janvier 2010 ». La quittance porte également le détail des sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges (forfait ou provision ou dépenses affectées). Il convient donc d’y répertorier les différentes sommes réglées par le locataire. Par ailleurs, aucune disposition ne prescrit que la quittance doit mentionner le nom et l’adresse du bailleur. Toutefois, il est vivement conseillé de les faire apparaître afin d’éviter toutes contestations à venir.

Puis je établir mes quittances sur papier libre?

Aucune forme n’est imposée concernant l’établissement des quittances et/ou des reçus. Ils peuvent donc être établis sur papier libre mais également sur des carnets à souche vendus dans le commerce et fournis par les chambres de propriétaires.

Suis-je obligé d’envoyer une quittance par courrier postal ? Et puis-je réclamer des frais d’expédition à mon locataire ?

Avant la loi n° 2009-323 du 25 mars 2009, le bailleur devait remettre une quittance au locataire, sans autre précision quant aux modalités d’envoi et aux frais d’envoi. Depuis lors, l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 a été modifié et précise désormais que le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Ce nouveau terme « transmettre » est plus large et permet l’envoi par voie postale, électronique ou par fax. Mais si le bailleur habite à proximité du domicile du locataire, il peut aussi parfaitement lui glisser le document dans sa boîte aux lettres.

La loi n° 2006-872 du 13 juillet 2006 répute non écrite une clause qui fait supporter au locataire des frais d’expédition de la quittance au locataire (cf. article 4 p) de la loi du 6 juillet 1989 (Rép. min. n° 66853 JOANQ 31 janvier 2006 – Rép. min. n° 119707 JOANQ 8 mai 2007). Les frais administratifs ou postaux occasionnés par l’envoi d’une quittance ne peuvent être réclamés au locataire. Par ailleurs, l’envoi d’une quittance par l’agence immobilière gérant le bien constitue un acte d’administration effectué pour le compte du bailleur. Les frais correspondants (postaux, d’agence) ne peuvent être réclamés au locataire en sus du loyer, le gérant n’étant que le représentant du propriétaire.   

Dans le cadre de locataires liés par un PACS ou d’une colocation, comment dois-je établir la quittance ?

Il a été jugé que le bailleur est tenu de délivrer aux locataires liés par un PACS des quittances où figurent leurs deux noms (CA Paris, 13 mai 2004, Loyers et copropriété 2005 comm 89). Les quittances et/ ou reçus doivent donc être établies au nom de chacun des occupants.

S’agissant des colocataires, si le bailleur n’applique pas le principe d’indivisibilité résultant du contrat et accepte que chacun verse sa quote-part de loyer, il conviendra d’établir une quittance pour chacun des colocataires correspondant à sa part de loyer réglé. Si, au contraire, le bailleur applique le principe d’indivisibilité, la quittance sera établie obligatoirement au nom de tous les occupants bien que l’un d’entre eux soit mandaté pour régler le loyer.      

Je perçois directement l’allocation logement à laquelle a droit mon locataire. Il ne me paie que le reliquat. Que dois-je mentionner sur la quittance ?

Dans ce cas, il convient que le bailleur mentionne sur la quittance d’une part le paiement effectué par le locataire et d’autre part le montant de l’allocation logement (AL) à percevoir. Le bailleur doit mentionner le montant de l’allocation avec la mention « sous réserve d’encaissement ». En effet, l’AL est versée en décalé d’un mois.

Mon locataire me réclame des quittances alors qu’il a quitté les lieux. Suis-je obligé de les lui transmettre ?

Alors même qu’il a quitté les lieux, le locataire est en droit de demander des quittances pour les paiements que vous avez effectivement encaissés. Ces documents lui permettront d’attester qu’il a régulièrement payé son loyer, preuve dont il pourrait avoir besoin pour une éventuelle demande d’allocation. 

Quel est l’effet de la délivrance d’une quittance ?

La quittance fait preuve du paiement des sommes qui y sont mentionnées et a donc une valeur libératoire pour le locataire. Pour cette raison, elle ne doit jamais être envoyée avant le paiement. Mais elle ne manifeste pas pour autant la volonté du bailleur de renoncer à une hausse de loyer (Cass. civ. 3e ch. 9 décembre 2008, n° 08-10 938). Ainsi, si le bailleur a omis de procéder à l’indexation annuelle contractuellement prévue dans le bail, l’établissement de la quittance portant le loyer non indexé ne lui interdit pas de réclamer l’indexation correspondante et ce dans la limite de la prescription de cinq ans édictée par l’article 2224 du Code civil.

En cours de procédure d’expulsion, dois-je établir des quittances au locataire qui se maintient dans les lieux ?

Dans un tel cas, il faut que le propriétaire veille à ne pas délivrer une quittance de loyer, alors que le paiement effectué ne représente qu’une indemnité d’occupation. Le bailleur doit ainsi mentionner à la place de l’intitulé « loyer » celui d’« indemnité d’occupation ».

Je refuse de délivrer une quittance à mon locataire qui ne paie que partiellement ses loyers. Quelles en sont les conséquences ?

Dans le cadre d’une procédure en résiliation de bail pour non-paiement des loyers, il est fréquent que le locataire soutienne qu’en refusant de lui délivrer les quittances, le bailleur l’a empêché de percevoir l’allocation logement et par conséquent de payer son loyer. En ce sens, il a été jugé que la cause de l’impossibilité de bénéficier de l’allocation logement réside dans le défaut de paiement des loyers et non dans le défaut de délivrance des quittances qui n’en est que la conséquence. Il en résulte que le bailleur ne peut être tenu pour responsable du défaut de versement de l’allocation logement (cour d’appel de Paris 6e ch. 24 janvier 2002). Mais le fait que le locataire n’opère que des paiements partiels n’est pas un motif suffisant pour refuser de lui délivrer des quittances. Les quittances doivent lui être remises pour les termes réglés, en imputant les versements effectués sur chaque échéance successive. Il a été notamment jugé que lorsque, compte tenu de l’imputation des paiements, un terme complet se trouve être réglé, le locataire est en droit d’exiger une quittance (CA Paris, 6e ch., 9 janvier 2001, Rev Loyers 2001 p. 201).

Valérie Redon-Rey, avocat au Barreau de Toulouse consultant CSPC-UNPI31