Des pistes pour maîtriser les charges de copropriété

Posté par l'équipe Moversia
créé le: 28/02/2011

Source: Le propriétaire Immobilier - UNPI

La maîtrise des charges de copropriété est une préoccupation constante des copropriétaires. Or, il existe quelques recettes simples ou de bon sens pour éviter la flambée de la facture, voire pour la réduire, sans compromettre le niveau et la qualité des prestations. Plusieurs membres de conseils syndicaux, adhérents à la chambre des propriétaires UNPI Paris-Île de France, expliquent ainsi les démarches qu’ils ont mises en oeuvre dans leur copropriété afin d’y arriver.

Réduire les charges exige que le conseil syndical s’implique dans le contrôle de la gestion de la copropriété. Il ne faut pas, en effet, perdre de vue qu’un conseil syndical actif et motivé, qui travaille en symbiose avec le syndic, est la meilleure façon de réaliser des économies. Pour cela, chaque poste de dépense doit être passé au peigne fin, l’idéal étant de construire un tableau de bord reprenant les principaux postes de dépenses et leur évolution sur les dernières années. Cela permettra d’agir en priorité sur les postes les plus importants et/ou ayant le plus progressé.

Le chauffage collectif

Lorsqu’il est collectif, le chauffage peut représenter jusqu’à 60 % des charges. À l’intérieur du poste chauffage, le prix du combustible est la composante la plus importante. Dans le cas du chauffage au fioul, on veillera donc à faire jouer la concurrence, en ne perdant pas de vue que le fioul est moins cher en été que l’hiver, et en étant présent au moment du remplissage des cuves afin de bien contrôler la quantité livrée. Cependant, rien ne sert de négocier au plus juste le prix du combustible s’il est ensuite gaspillé à cause d’une installation vétuste ou mal entretenue. Certains signes permettent d’ailleurs de déceler ce genre de problèmes, en particulier lorsque des occupants se plaignent du manque de chauffage quand d’autres, au contraire, constatent un chauffage excessif. La comparaison des consommations d’énergie d’année en année est une autre façon de repérer les dérives. Il existe différentes possibilités de réduction du poste de charges de chauffage que nous listons ci-après.

Faire réaliser un diagnostic

Il est utile de faire procéder à un diagnostic thermique de l’ensemble immobilier par un bureau d’études spécialisé, de façon à déceler ses principales faiblesses : chaudière vétuste, canalisations mal isolées provoquant des déperditions, éléments de construction pas ou mal isolés… Il est préférable de prendre contact avec l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe) avant de choisir et missionner un bureau d’études selon un cahier des charges bien précis, afin de bénéficier d’une aide de cette agence (50 % du coût des études, dans la limite de 30 000 €). Rappelons que, dans les immeubles équipés d’un chauffage collectif, la loi Grenelle II du 12 juillet 2010 a rendu obligatoire l’établissement d’un diagnostic de performance énergétique ou d’un audit énergétique (pour les copropriétés de 50 lots ou plus dont la date de dépôt de demande de permis de construire est antérieure au 1er juin 2001), dans un délai de 5 ans à compter du 1er janvier 2012.

Changer de chaudière

Les performances d’une chaudière se caractérisent avant tout par son rendement (rapport entre la quantité d’énergie qu’elle produit sous forme de chaleur et l’énergie qu’elle consomme).

Si le rendement de la chaudière, mesuré lors du diagnostic, se révèle inférieur à 70 %, son remplacement est à envisager. Les modèles récents, notamment ceux dits « à basse température », dépassent 85 % de rendement (avec une eau du circuit de chauffage à 70 °C). Celui des chaudières à condensation, qui récupèrent la chaleur des fumées d’évacuation, dépasse 90 %, dans les mêmes conditions. Mais l’installation de telles chaudières dans un immeuble existant peut poser problème, car elles requièrent des radiateurs d’une surface chauffante plus importante. Par ailleurs, comme le rendement d’une chaudière se dégrade quand elle fonctionne en dessous de sa puissance nominale, les fabricants proposent aussi des chaufferies « modulaires », comportant, par exemple, quatre modules de 10 kW au lieu d’un seul de 40 kW. Ainsi, en moyenne saison, ou en été, pour produire uniquement l’eau chaude sanitaire (ECS), seuls un, deux ou trois modules fonctionnent, avec un rendement optimal. De 1 500 à 2 500 € par logement sont nécessaires pour changer la chaudière. Un tel investissement peut être amorti en 5 à 10 ans, en fonction de l’énergie utilisée et de l’ancienneté de la chaudière actuelle et de l’immeuble. Soulignons qu’une bonne gestion doit conduire à ne pas retarder le changement de matériel afin d’éviter de réaliser de gros travaux dans l’urgence : changer une chaudière en plein hiver coûte cher. La diminution des consommations passe aussi par l’installation de systèmes de régulation automatique du chauffage, notamment en fonction de la température extérieure.

Remplacer la chaudière peut aussi être l’occasion de changer d’énergie si, d’une part, l’immeuble est chauffé au fioul et, d’autre part, s’il a accès à un réseau de gaz naturel. En effet, le gaz ne nécessite ni livraisons ni stockage, il est payé après avoir été consommé et non d’avance, et sa combustion émet moins de gaz à effet de serre. En outre, le gaz naturel revient actuellement environ 16 % moins cher que le fioul. Mais fioul et gaz sont des énergies fossiles, dont le prix devrait continuer à augmenter. Autre possibilité : remplacer la chaudière, et les frais d’entretien qui vont avec, par un raccordement au chauffage urbain, si votre immeuble est situé dans l’une des 400 villes où il existe un réseau de la sorte. Attention néanmoins : le passage au gaz comme au chauffage urbain nécessite des travaux de raccordement qui peuvent être coûteux, jusqu’à 400 € par mètre de tranchée sous la voie publique, et 200 € en domaine privé.

Ne remplacez pas une installation de chauffage collectif par des équipements de chauffage individuel sans avoir au préalable fait réaliser des audits et y avoir bien réfléchi : les charges de chauffage et d’eau chaude fournis par une installation collective bienréglée et bien entretenue sont toujours inférieures à celles des installations individuelles.

Individualiser la consommation de chauffage

Tout comme les compteurs individuels d’eau, les répartiteurs (boîtiers électroniques fixés sur les radiateurs) responsabilisent les occupants des logements, qui pensent alors à éteindre le chauffage avant d’aérer leur appartement ou de partir en vacances. Le but est de réaliser des économies de charges de chauffage en répartissant tout ou partie des dépenses de combustible et d’énergie entre copropriétaires en fonction de la consommation de chacun, indiquée par les répartiteurs. Cela permet aussi de repérer des fuites ou un mauvais équilibrage de l’installation (surchauffe de certains logements par rapport à d’autres). On estime entre 15 % et 30 % les économies d’énergie obtenues par le comptage individuel. Il faut cependant prévoir environ 7 €/an par répartiteur pour la location, l’entretien et le relevé. La décision d’installation de répartiteurs de frais de chauffage (ou de compteurs d’énergie thermique) requiert la majorité de l’article 25 (article 25 o nouveau de la loi de 1965). 

Choisir le contrat d’exploitation de la chaufferie le mieux adapté

La conduite et l’entretien d’une installation de chauffage collectif fioul-gaz doit être assurée par une entreprise qualifiée et disposant du potentiel technique nécessaire eu égard à la taille et à la complexité de l’installation et du réseau de distribution. Les contrats d’exploitation comportent plusieurs postes « P1 » à « P4 » : il apparaît que la solution P2 + P3 (voir le contenu des postes P1 à P4 dans l’encadré ci-dessous) est à privilégier car elle permet de budgétiser de manière fiable, en évitant les imprévus, tout en conservant la maîtrise de la négociation du coût de l’énergie.

Assurer le suivi d’exploitation

Aujourd’hui, la plupart des exploitants sérieux, et notamment ceux qui sont rompus aux marchés d’exploitation des réseaux urbains, acceptent de jouer la transparence et de fournir les éléments de leur compte d’exploitation et, dans le cas de contrats P3, de leur compte de travaux. Il n’est cependant pas forcément aisé pour le propriétaire, le conseil syndical ou pour le gestionnaire professionnel d’interpréter tous les éléments fournis et d’en tirer, année après année un suivi efficace. Sauf à ce que le propriétaire ou, au sein du conseil syndical, un copropriétaire, ait la qualification nécessaire pour effectuer les analyses et retraitements nécessaires, pour discuter d’égal à égal avec l’exploitant des actions envisageables et renégocier périodiquement le contrat d’exploitation, on aura avantage à avoir recours, sur une base de contrat récurrent, aux services d’un bureau d’études spécialisé dans le génie climatique ou d’un ingénieur thermicien, le surcoût constitué par ses honoraires pouvant aisément être récupéré par les économies que peut apporter sa prestation sur une longue période.

Changer les menuiseries extérieures

Étant donné l’importance des déperditions de chaleur des menuiseries extérieures à simple vitrage, le changement des menuiseries extérieures est souvent préconisé dans les diagnostics thermiques, car il permet de réaliser de substantielles économies de chauffage. Le changement des fenêtres par tous les copropriétaires peut être décidé par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 (article 25 g modifié de la loi de 1965). Attention au changement des fenêtres qui affecte l’aspect extérieur de l’immeuble : en milieu urbain, une autorisation administrative est nécessaire, les mairies s’opposant parfois aux fenêtres en PVC et exigeant des menuiseries à l’identique.

Calorifuger les réseaux

On évitera également les déperditions de chaleur en calorifugeant les réseaux.

Isoler le bâtiment par l’extérieur

L’isolation thermique de l’immeuble peut parfois être renforcée en isolant la toiture – en particulier s’il s’agit d’une toiture-terrasse – ou en posant un isolant sur l’extérieur des murs, protégé par un enduit ou un bardage. Un gain de 30 % sur la facture de chauffage est possible. Mais ces travaux sont très lourds, car l’immeuble doit être totalement doublé, et le bâtiment change complètement d’aspect, même si les matériaux ont beaucoup progressé et que le choix est vaste. Il faut compter de 100 à 150 € par m2 pour le revêtement fourni et posé. Il y a lieu, également, d’obtenir une autorisation administrative.  

Les consommations d’eau

Quand cela est techniquement possible, il est très intéressant d’individualiser les consommations d’eau. En général,un compteur individuel dans chaque logement permet de faire diminuer la consommation de 25 à 30 %. Le changement des canalisations anciennes en plomb, prévisible à l’horizon 2013 pour respecter les teneurs maximales en plomb de l’eau, pourra ainsi être l’occasion d’installer de tels compteurs. La copropriété peut soit louer les compteurs, soit les acheter (entre 60 € et 130 €), cette seconde solution devenant plus avantageuse au bout de 10 ans environ. Pour garantir l’efficacité du comptage individuel, il faut aussi prévoir, en votant la pose de compteurs d’eau froide divisionnaire (à la majorité de l’article 25 de la loi de 1965), que les copropriétaires absents lors des relevés se verront facturer un forfait suffisamment dissuasif. Ou, sinon, faire poser des compteurs à radio-relevé, relevables à distance, mais environ 50 % plus chers que des compteurs normaux. Dans les immeubles où l’eau chaude est produite par la chaufferie collective, la pose de compteurs individuels pour le mesurage des consommations d’eau chaude de chacun est incontournable. Il importe aussi d’établir un historique des consommations de chacun afin, notamment, de repérer les baisses anormales, généralement signes de défaillance de compteurs. De même pour les consommations d’eau en parties communes. Quand la pose de compteurs est techniquement impossible, ou trop coûteuse, on peut souscrire à un contrat collectif d’entretien de la robinetterie auprès de sociétés spécialisées. Rappelons aussi que la détection des fuites permet de prévenir les dysfonctionnements et les dégâts qui s’ensuivent : des fuites non maîtrisées de longue durée génèrent des désordres dans la structure même des bâtiments et compromettent leur solidité.

Les contrats généraux de l’immeuble

Le contrat du syndic

Parmi les contrats à examiner, celui du syndic figure en bonne place. Tout d’abord, nous recommandons de conclure un contrat de syndic d’une durée limitée à un an. Les honoraires de gestion courante se situent entre 100 € et 180 € par lot, mais ils doivent être négociés en tenant compte des honoraires de gestion particulière, qui représentent parfois jusqu’à 50 % de ce que facture le syndic. Parmi les points à surveiller attentivement figurent : 

- le prix des photocopies (les documents à joindre aux convocations d’assemblée étant de plus en plus nombreux)

- les honoraires de gestion d’un compte bancaire séparé

- ou encore les honoraires perçus en cas de vente d’un lot.

Rappelons, à cet égard, que depuis le 1er juillet 2010, les prestations de gestion courante devant au minimum figurer dans les contrats de syndics doivent être conformes à celles fixées par un arrêté du 19 mars 2010. Il faut toutefois être conscient qu’avoir un gestionnaire de qualité impliqué qui agit efficacement pour maîtriser au mieux les dépenses de la copropriété a un coût. Évidemment, un syndic bénévole défie toute concurrence quant aux honoraires, même si, rappelons-le, celui-ci peut être rémunéré sous forme d’une indemnité forfaitaire ou de vacations, mais cela n’est concevable que pour les petites copropriétés. Le passage au bénévolat peut entraîner aussi une réduction des charges courantes, due à une plus forte motivation du syndic bénévole. Une solution peut également consister en un contrat de prestations de services, qui permet de confier à un tiers certaines tâches, comme la tenue des comptes. 

Les autres contrats

Pour les autres contrats, tels que ceux concernant l’assurance de l’immeuble, le nettoyage des parties communes, l’entretien des espaces verts… il faut éviter qu’ils soient indéfiniment reconduits sans être renégociés, et donc les dénoncer, ou les renégocier, à intervalles réguliers (5 ans par exemple). Il est rappelé, sur ce point, que la loi oblige désormais les prestataires à avertir la copropriété, par l’intermédiaire du syndic, avant chaque tacite renouvellement de contrat, de la date limite à laquelle elle peut le dénoncer. Il est raisonnable de ne pas choisir systématiquement le moins-disant, mais celui qui apporte le meilleur rapport qualité/prix (le « mieux-disant »). Ce qui suppose, pour chaque contrat, d’avoir défini quelles prestations sont attendues, et avec quel niveau de qualité (par exemple, pour un contrat de dépannage, le délai maximal dans lequel le prestataire doit intervenir). Dernier principe important : surveiller de près les clauses d’indexation de prix, en fonction du coût de la main-d’oeuvre et du matériel. Il faut se méfier des indexations fantaisistes sans aucun rapport avec l’objet du contrat ou l’activité de l’entreprise. 

Les contrats d’entretien des équipements de l’immeuble (sauf chaufferie)

Une copropriété peut dépenser plusieurs milliers d’euros chaque année pour l’entretien et la maintenance de son immeuble (ascenseurs, robinetterie, antenne de télévision, digicode, colonnes sèches…). Au bout de quelques années, tout contrat d’entretien nécessite un dépoussiérage. Tous valent donc la peine d’être réexaminés, puis résiliés ou renégociés. Mais, quelle que soit l’importance du contrat, la marche à suivre par le conseil syndical, en liaison avec le syndic,
est la même.

Recenser tous les contrats et en demander un exemplaire

Les contrats sont archivés chez le syndic. Ils doivent être annexés au carnet d’entretien de l’immeuble, du moins pour les plus importants.

Choisir entre contrat d’entretien et interventions ponctuelles

Dans un second temps, les contrats correspondant à des obligations légales ou réglementaires d’entretien doivent être distingués des autres, pour lesquels la copropriété peut préférer se passer de contrat, au profit d’interventions ponctuelles.   

Établir un cahier des charges précis

Afin de s’assurer que toutes les entreprises formuleront des offres comparables, il est souhaitable d’établir un cahier des charges exposant les besoins de la copropriété et les résultats attendus. Par exemple, un délai d’intervention garanti en cas de panne. Pour les petits équipements, ce cahier des charges peut être très succinct, et sera aisément rédigé par le conseil syndical ou le syndic, en reprenant, le cas échéant, les textes réglementaires qui instaurent l’obligation d’entretien. En revanche, pour certains contrats complexes et très techniques, comme le chauffage ou la sécurité incendie, un ingénieur conseil est indispensable ; le coût de sa prestation (de 1 000 à 1 500 €) sera compensé par les économies réalisées grâce à ses conseils. La loi sur la copropriété autorisant le conseil syndical à se faire assister par tout professionnel de son choix, même à titre onéreux, cette consultation peut être lancée sans vote en assemblée générale. Des grands bureaux d’études comme l’Apave, Socotec ou Véritas peuvent ainsi être consultés.

Le choix de l’entreprise peut se faire par le conseil syndical seul si l’assemblée générale lui a donné mandat de décider à sa place pour ce type de marché, et si le montant du contrat reste inférieur au plafond autorisé pour cette délégation. À l’assemblée générale suivante, le conseil syndical rendra compte des décisions prises dans ce cadre. Faute de délégation, ou si le montant du contrat dépasse le plafond de délégation, la décision de traiter avec une des entreprises consultées par le conseil et le syndic doit être prise en assemblée. Il en va de même s’il s’agit d’un contrat entièrement nouveau.       

Éviter de s’engager pour trop longtemps

Après signature du contrat, la copropriété devra avoir de solides arguments pour le rompre avant son échéance normale. Un travail non effectué peut être un motif valable, d’où la nécessité d’avoir un contrat clair. Mais, même dans ce cas, la rupture du contrat peut donner lieu à une bataille juridique et donc à des frais. Il est donc préférable de ne pas s’engager sur une trop longue période. Sauf cas particulier, la durée d’un contrat ne doit pas excéder 3 ans, voire un an pour les contrats de nettoyage. Par ailleurs, une clause offrant une possibilité de résiliation après mise en demeure en cas de non-respect par le prestataire de ses obligations s’avère indispensable.

Autres pistes pour réduire les charges

Il est possible de réduire le poste « personnel » en externalisant une partie des tâches de gardiennage et d’entretien, ou en supprimant le poste de gardien (majorité de l’article 26 requise sous réserve que la suppression du poste ne porte pas atteinte à la destination de l’immeuble ou aux modalités de jouissance des parties communes de l’immeuble).

Le poste « consommation électrique » peut être diminué en mettant en place des minuteries dans les parties communes et des ampoules à faible consommation. Dans les ensembles immobiliers d’une certaine taille, le regroupement des compteurs EDF s’avère également efficace car il génère un seul abonnement (regrouper l’abonnement de la loge du gardien, de l’ascenseur, de l’éclairage des parties communes et des parkings). Il y a aussi lieu de bien vérifier la puissance souscrite, qui est souvent trop élevée par rapport aux besoins de la copropriété. Une adaptation des paramètres du courant électrique aux spécifications d’EDF en ce qui concerne les équipements électriques, notamment les éléments motorisés, permet de réduire la consommation d’électricité (utilisation de redresseurs, d’adaptateurs de phase…).

Disposer d’un véritable carnet d’entretien de l’immeuble, ce qui permet, notamment, la programmation des travaux, poste sur lequel les économies peuvent être les plus importantes.

Rentabiliser les parties communes, par exemple en louant un mur aveugle à une société d’affichage ou en vendant des parties communes qui ne sont pas absolument nécessaires à l’immeuble (voire en demandant aux copropriétaires qui se sont approprié illégalement des parties communes de régulariser la situation). Les revenus ainsi générés permettront de réduire d’autant la note des charges.

Veiller au règlement des charges dans les délais;

le conseil syndical connaissant les copropriétaires mieux que le syndic, peut le seconder efficacement dans sa chasse aux charges impayée.

Attention aux fausses bonnes idées, comme tomber dans l’excès en coupant trop dans les dépenses (le niveau des prestations risque de s’en ressentir et l’état de l’immeuble se dégrader), ou charger systématiquement les entreprises qui travaillent déjà pour la copropriété d’effectuer un audit sur les installations (un organisme indépendant est plus objectif dans la mesureoù ce n’est pas lui qui réalisera les travaux préconisés).

Il est possible de signer un contrat avec le syndic pour qu’il fasse une recherche d’économie de charges (décision prise à la majorité de l’article 24). Des sociétés spécialisées peuvent assister le syndic dans cette mission.